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Gestão do tempo: os segredos que não te contaram sobre ser produtivo [post colaborativo]

Gestão do tempo: os segredos que não te contaram sobre ser produtivo [post colaborativo]

1 de março de 2019 Blog 0
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- Gestão do tempo: os segredos que não te contaram sobre ser produtivo [post colaborativo]

Dia 22 de fevereiro lancei no meu Instagram a proposta de fazer um post colaborativo, onde meus seguidores poderiam contar suas histórias, dificuldades e dicas com a gestão do tempo. Foram vários comentários super ricos, que vão auxiliar bastante a nos aprofundarmos no tema.

Gestão do tempo: Um desafio ou uma oportunidade?

A gestão do tempo é uma das capacidades mais importantes que podemos ter hoje. Seja como profissionais ou na vida pessoal, administrar esse recurso é crucial para ampliar nossos resultados. Como o @joseelias30 afirmou: “Acredito que o tempo é o recurso mais justo de todos, afinal temos 24h e ninguém tem nem mais nem menos tempo”. Do mesmo modo que Obama tem 24h por dia, Lady Gaga tem, Warren Buffet tem e você também.

Muitas pessoas vivem um dilema com a gestão do tempo, correndo atrás de “dar conta” de tudo nessas 24h. A @priscilahollanda contou para nós que sua relação com a gestão do tempo “…é um desafio. Mas é essencial para a minha rotina. Mas nem sempre consigo executar com êxito, acredito que tenho mais coisas para fazer do que tempo”. Essa sensação de sobrecarga é cada vez mais comum, gerando uma ansiedade em muitos para entender qual técnica usar para mudar essa realidade.

Contudo, como disse o @joseelias30A questão é a gestão das atividades no tempo”. Toda vez que conseguimos comportar nossas pendências no nosso tempo, somos produtivos. Mas como conseguir isto?

Técnicas? Ferramentas?… O que devo fazer?

Existem muitas técnicas e ferramentas muito úteis disponíveis. A internet está repleta delas e já contei algumas dicas por aqui. O @joseelias30 contou sua experiência com uma dessas dicas: “Eu me relaciono bem e uma dica que sempre dou é: tudo que puder ser feito em até 3 minutos faça agora! ou seja, não deixe para depois. Se conseguir seguir esta dica já vai sentir-se bem mais produtivo e sem a sensação de que no dia não fez nada.”. Sabe aquele parabéns que você só lembra depois das 24h? E aquele e-mail importante que você esquece sempre de enviar? E a marcação de consulta? Estes são alguns dos vários casos onde cabe esta técnica dada pelo José Elias, descongestionando a fila de coisas a fazer.

A @laura.ramospsi contribuiu dizendo: “Além disso, aprendi na internet sobre matriz de prioridades e tenho aplicado bastante também”. A matriz de prioridades (abaixo) foi criada pelo ex-presidente norteamericano Eisenhower com o intuito de contribuir com seu exército e até hoje auxilia diversos gestores. A ideia é identificar quais atividades valem a pena serem feitas, e em que ordem de prioridade.

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Matriz de Eisenhower

Segredo #1

O primeiro segredo que não te contaram é: não adianta ter a tática se você não tem a estratégia. As táticas seriam todos os “comos” (dicas, ferramentas, técnicas). A estratégia é o “o quê” que você quer alcançar com as táticas. É o propósito, o objetivo. Você tem um?

Com um norte claro você estabelece prioridades e elimina o que não agrega ao sucesso esperado. O @filipedossantos94 contou que “A relação gestão de tempo é saber q tenho 24h e tenho minhas prioridades de tarefas. Pra isso uso o quadro de importância e urgência, além do TO DO; DOING, DONE”. Estabelecer prioridades só é possível quando você sabe onde quer chegar e o que realmente agrega a este caminho. Com estas definições você alavanca seus resultados de maneira surpreendente.

Usando o depoimento da @laura.ramospsi, por exemplo, podemos pensar: de que adiantaria ter domínio da Matriz de Eisenhower se ela não tivesse uma referência para saber o que priorizar? Uma vez que você sabe onde quer chegar, sabe o que soma a este objetivo. Portanto, o propósito é fundamental para ampliar a produtividade.

Segredo #2

Você ou alguém que conhece provavelmente já usou alguma ferramenta que não funcionou, correto? Às vezes o que vem à cabeça é que foi falha de uso, e não da ferramenta. Em parte a ideia está correta. O outro segredo que não te contaram é que uma coisa é crucial para saber se a tática funciona com você: seu perfil.

A gente teima em replicar cegamente modelos pré-prontos sem entender se cabem a nós. Entretanto, existem pessoas mais visuais, mais analíticas, as que gostam de números, pessoas criativas, as que precisam de algo que as lembre constantemente, as que trabalham sob recompensas, as que preferem a agenda de papel ao celular… E por aí vai. São milhões de cabeças diferentes. Da mesma forma que nosso propósito, quando entendemos como funcionamos, podemos usar isso ao nosso favor.

Se você, por exemplo, se dá muito bem com números, pode usar uma tática como a da Matriz GUT (abaixo). Ela pontua as atividades mediante os critérios de gravidade, urgência e tendência, e depois você multiplica os valores para ver quais atividades merecem prioridade (ordem decrescente).

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Matriz GUT

A @laura.ramospsi, por exemplo, disse: “Minha relação com a gestão do tempo hoje é de amor haha Costumo usar uma estratégia que vi aqui no seu perfil, sobre post-its! Os post-its na parede com os dias da semana e as atividades a serem feitas me ajudam bastante a não esquecer”. Essa tática funcionou com ela, pois certamente se relaciona bem com coisas visuais, que não a faça perder de vista os objetivos almejados.

Os segredos na prática

A @simonepzootec deu um depoimento que remete aos dois segredos: “Por muito tempo a gestão do tempo para mim era árdua. Terminava o dia com a sensação que não tinha produzido nada, mas estava super cansada. Quando passei a mudar meus hábitos, com ajuda de mentores (Você foi um deles @alinecavalcante.coach) e de muita força de vontade, hoje divido meu dia em períodos (Manhã – dedico-me aos afazeres domésticos, a tarde me dedico a minha empresa e a noite minha família)”.

E ela continua ainda, dizendo que “Claro, que não é bonitinho assim. Tem dias que consigo apenas tirar algumas horas para trabalhar, mas aprendi a não me frustrar caso não consiga finalizar tudo o que planejei para o dia. Outra coisa que aplico hoje na minha gestão do tempo, coloco na agenda poucas atividades se eu conseguir concluí-la, acrescento mais uma que ficaria para dia seguinte. Mas só se conseguir finalizar aquelas que planejei.”. Táticas como as que Simone usou geralmente acompanham pessoas mais organizadas e disciplinadas, que conseguem dividir seus turnos e atividades, cumprindo isto com rigor. Ela entendeu seu propósito e seu perfil, por isso teve melhorias na sua gestão do tempo.

Existem várias técnicas e ferramentas disponíveis, e você pode encontrar (ou criar, por que não?) a sua.

A fonte dos segredos

Gestão do tempo não precisa ser um dilema. Não sei se notou, mas os dois segredos revelados aqui não foram relacionados a alguma ferramenta que possa ser preenchida ou uma técnica a ser implantada, mas sim sobre autoconhecimento. Acima de tudo, ele é a chave para mudar sua realidade com a gestão do tempo. Use suas características e seus objetivos ao seu favor: seja você disciplinado, criativa, analítica ou esquecido; seja seu propósito dar aulas no ensino superior ou seja até mesmo abrir sua própria cafeteria.

Se você se percebe, então age diferente e tudo muda.

Agradeço imensamente a todos e todas que contribuíram com este post incrível.

Deixe aqui seu comentário sobre o assunto e dizendo se gostou da ideia do post da semana. Em breve teremos mais #postcolaborativo 🙂

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